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Anlegen eines Projektes

Nach dem Start der Software muss ein neues Projekt angelegt werden. Neben dem Namen können die Organisation und die Internetadresse sowie eine Beschreibung eingetragen werden. Im letzten Schritt werden die Feiertage (Deutschland) und die freien Wochentage (Samstag und Sonntag) ausgewählt.

Abbildung 1: Projekt anlegen	Abbildung 2: Feiertage und arbeitsfreie Wochentage festlegen

Abbildung 1: Projekt anlegen

Abbildung 2: Feiertage und arbeitsfreie Wochentage festlegen

Ressourcen eingeben

Anschließend können die Ressourcen eingetragen werden. Handelt es sich um Personen, kann der Urlaub eingeplant werden. Bei der Planung wird so schnell ersichtlich, ob eingeplante Mitarbeiter:innen zur Verfügung stehen, wenn sie im Projekt benötigt werden.

Abbildung 3: Ressourcen anlegen	Abbildung 4: Abwesenheitstage eintragen

Abbildung 3: Ressourcen anlegen

Abbildung 4: Abwesentstage eintragen

Vorgänge anlegen

Nun werden die Arbeitspakete (Vorgänge) eingepflegt. Rufen Sie hierfür unter dem Menüpunkt „Vorgänge“ einen neuen Vorgang auf. Es kann in diesem Fall sinnvoll sein, sie etwas feiner zu strukturieren. Nach dem Anlegen eines neuen Vorgangs rufen Sie mit einem Rechtsklick oder einem Doppelklick die Eigenschaften des Vorgangs auf (Abbildung 5). In dem Dialogfenster tragen Sie zunächst den Namen des Vorgangs ein. Handelt es sich bei dem Vorgang um einen „Meilenstein“, klicken Sie das darunterliegende Kontrollkästchen an. Meilensteine haben bei der Projektplanung eine besondere Bedeutung, es sind Zwischenziele, die erreicht sein müssen, bevor der nächste Schritt angefangen werden kann.
Darunter tragen Sie das geplante Anfangsdatum ein. Bei der Dauer können Sie die Anzahl der Tage eintragen, die für diesen Vorgang geplant sind. Das Enddatum wird standardmäßig automatisch ausgefüllt. Bei den Planungsoptionen lässt sich alternativ auswählen, ob das Startdatum oder die Dauer berechnet wird. Nach dem Eintrag des Anfangs und der Dauer eines Vorgangs hat man die Möglichkeit den frühesten Starttermin anzugeben. Als Nächstes legen Sie die Priorität fest und können darunter im weiteren Verlauf des Projektes den Fortschritt dokumentieren. Im nächsten Abschnitt können Sie einen Haken setzen, um den Vorgang in der Zeitachse anzeigen zu lassen und es besteht die Möglichkeit dem Vorgang eine Farbe sowie Muster zuzuweisen. Zu guter Letzt können Sie bei den Notizen beispielsweise die zu erledigenden Arbeiten beschreiben.

Abbildung 5: Vorgang anlegen

Im nächsten Schritt werden unter der Registerkarte „Vorgänger“ die Abhängigkeiten festgelegt. Ist beispielsweise der Abschluss des Vorgängers notwendig, um weiter zu machen oder müssen zwei Vorgänge gleichzeitig beendet werden? Dies wird bei der sogenannten „Verbindung“ bestimmt. Es gibt die „Ende-Beginn“, „Ende-Ende“, „Anfang-Ende“ und „Anfang-Anfang“-Beziehung. Die „Ende-Beginn“-Beziehung ist sicher die häufigste, in diesem Fall muss der Vorgänger beendet sein, bevor der nachfolgende Vorgang begonnen werden kann. In unserem Beispiel muss zuerst das Farbkonzept stehen, bevor mit der Planung der Renovierungsarbeiten begonnen werden kann. Bei einer „Ende-Ende“-Beziehung kann der Nachfolger erst beendet werden, wenn der Vorgänger beendet ist. Schwieriger ist die „Anfang-Ende“-Beziehung. Hier kann der Nachfolger erst enden, sobald der Vorgänger begonnen wurde. Es handelt sich hier nicht um eine zeitliche, sondern nur eine logische Beziehung. Ein Beispiel wäre, dass der Vorgänger „Testphase eines neuen Computers“ begonnen haben muss, bevor der Nachfolger „Abschalten des alten Computers“ beendet werden kann. Die "Anfang-Anfang"-Beziehung ist wieder etwas leichter zu fassen, denn hier kann der Nachfolger erst begonnen werden, nachdem der Vorgänger begonnen wurde.

Abbildung 6: Vorgänger und Abhängigkeit festlegen

Bei der nächsten Registerkarte können die Ressourcen eingetragen werden. In diesem Abschnitt werden die Verantwortlichen benannt und mit wie viel „Zeit-Einheiten“ diese Person am Projekt arbeitet. Die „Einheiten“ in der Spalte „Auslastung“ geben den Wert in Prozent an, der von der täglichen Arbeitszeit für das Projekt reserviert ist. Haben Sie bei den Ressourcen einen Standard-Preis angegeben, wird automatisch der Preis berechnet, den der Vorgang kosten wird.

Abbildung 7: Ressourcen und Verantwortlichkeiten eintragen

Sind alle Vorgänge eingetragen, so erhält man in der Gantt-Ansicht eine Übersicht über die zeitliche Abfolge der Vorgänge und deren Abhängigkeiten. Die Meilensteine werden in der Zeitleiste angezeigt (Abbildung 8).

Abbildung 8: Übersicht über den zeitlichen Ablauf und die Abhängigkeiten der Vorgänge

In der Ressourcen-Ansicht wird gezeigt, welche Personen und/oder Maschinen an welchem Vorgang beteiligt sind. Sind Ressourcen überplant, werden diese rot angezeigt. Im Verlauf des Projektes kann in den Eigenschaften der Vorgänge der Fortschritt eingetragen werden.

Abbildung 9: Ressourcen-Ansicht, rot markiert sind die überplanten Ressourcen

Sollte sich der Fortschritt der Arbeiten verzögern, kann bei den Eigenschaften des Vorgangs unter der Registerkarte „Vorgänger“ eine Verzögerung eingetragen werden. Die Daten der darauffolgenden Vorgänge verschieben sich automatisch, sodass Sie immer wissen, wann das Projekt abgeschlossen werden kann.

Stecktafel

Statt mit dem Computer können viele Planungen auch an so einer Stecktafel durchgeführt werden. Allerdings ist der Grad der Komplexität eingeschränkt.

Abbildung 10: Planung an der Stecktafel

Interessanter Link

Projektmanagement-Glossar: https://www.projektmagazin.de/glossarterm