Arbeitsplanung

Eine gute Planung ist die beste Voraussetzung für ein gutes Ergebnis, egal ob es um den Bau eines Hauses oder das Kochen eines Menüs geht. Sind Arbeitsabläufe schlecht geplant, können unter Umständen Termine nicht eingehalten werden, oder Mitarbeiter werden unnötig belastet, weil für die Arbeit zu lange Wege zurückzulegen sind. Wie wichtig und komplex Arbeitsplanung ist, erkennt man auch daran, dass der REFA-Verband für Arbeitsgestaltung, Betriebsorganisation und Unternehmensentwicklung e. V. sich seit Jahrzehnten mit der Gestaltung und Optimierung von Arbeitsabläufen beschäftigt.

Aber wie wird ein Arbeitsplan erstellt? Bei der Arbeitsplanung müssen die einzelnen Arbeitsschritte in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht werden. Bei einer guten Planung werden Arbeitsschritte so ineinander verschachtelt, dass keine Leerlaufzeiten (Wartezeiten) entstehen. Dafür muss man wissen, was mit welchem Verfahren herstellt werden soll und welche Arbeitsschritte dafür notwendig sind. Schließlich ist die Frage zu klären, mit welchen Arbeits- und Betriebsmitteln gearbeitet und zu welchem Zeitpunkt die Arbeit vollendet werden muss.

Unerlässlich ist die Planung bei umfangreicheren Arbeiten, soll die Eröffnung eines Cafés zu einem bestimmten Termin stattfinden, muss sichergestellt sein, dass zu diesem Termin auch alle Arbeiten beendet sind. Es müssen bestimmten Personen Zuständigkeiten zugeordnet werden, damit die Arbeit optimal verteilt wird. Gerade bei größeren Projekten können Pläne sehr komplex werden, denn hier müssen Abhängigkeiten und Fristen berücksichtigt werden. So kann ein Raum nicht eingerichtet werden, solange der Boden nicht verlegt wurde.

Eine Möglichkeit die Übersicht zu behalten ist bei kleineren Projekten einen Fristenplan zu erstellen. Hier werden alle notwendigen Arbeiten mit den dafür zur Verfügung stehenden Zeitenabschnitten aufgetragen. Für größere Projekte wurden inzwischen etliche Computerprogramme entwickelt, um die Planung zu erleichtern. Allen Verfahren gemeinsam ist, das sie die Möglichkeit eröffnen zu kontrollieren, ob man noch im Zeitplan ist. Kommt es zu Abweichungen, zum Beispiel einer Verzögerung durch Krankheit eines Mitarbeiters, können entsprechende Maßnahmen ergriffen werden. Den letztgenannten Punkt nennt man „Steuerung“, damit sind alle Maßnahmen gemeint, die dazu führen, dass Arbeiten in der gewünschten Qualität in möglichst kurzer Zeit zum geplanten Termin fertiggestellt werden können. Steuerung kann in der Arbeitsplanung auch bedeuten eine Maschine reparieren zu lassen oder Mitarbeiter zu schulen, sodass sie Arbeiten in einer kürzeren Zeit erledigen können.